Дистанционная приёмная комиссия

О проекте

Контекст

До 2020 года вступительные испытания в УГМУ проводились очно: бумажные билеты, аудитории, ручная проверка работ. Подача документов — в кабинетах приёмной комиссии с очередями и неразберихой, среднее время обработки одного абитуриента составляло около 60 минут.

Вуз использовал устаревшую систему «Educa» с неработающим функционалом, которая фактически не применялась для проведения экзаменов.

Триггером изменений стала пандемия 2020 года. В ответ вуз создал Управление цифровой трансформации образования, где я занял позицию процессного аналитика. Фактически роль оказалась гибридной: аналитик, разработчик и администратор в одном лице. Срок на запуск первой версии системы — два месяца.

Что было сделано

Инфраструктура и интеграции

• Развернул и настроил Moodle с нуля: кастомизация готовой темы под брендбук вуза, подбор и установка плагинов из официальной библиотеки для сложных типов заданий — сопоставление терминов с изображениями, множественный выбор, таймер.
• Интегрировал систему прокторинга ProctorEdu: настройка политик, привязка пользователей, логирование сессий.
• Выстроил эволюционирующую цепочку синхронизации данных: от ручного и полуавтоматического CSV-импорта к автоматической интеграции с Tandem, затем — миграция на 1С:Университет с разработкой нового коннектора.
• Управлял полной базой экзаменационных билетов: настройка таймингов, типов вопросов, прав доступа и потоков абитуриентов.

Разработка и автоматизация

• Разработал Telegram-бота на Python с встроенной аналитикой переходов и поддержкой русского и английского языков. Бот закрывал типовые вопросы по правилам подачи и сдачи экзаменов; контент наполнялся совместно со специалистами приёмной комиссии.
• Создал инструкцию по решению типовых технических инцидентов — 20+ сценариев, что позволило делегировать первую линию поддержки другим сотрудникам.

Процессный анализ и организация

• Описал процессы приёмной комиссии в нотации IDEF0 — стандартизация работы и передача её команде.
• Провёл реорганизацию физического потока абитуриентов: отказ от кабинетной схемы, зонирование фойе, навигация, инфографика. Время обработки сократилось с 60 до 7 минут.
• Организовал рабочие места прокторов: подбор оборудования, настройка станций, инструктаж.
• Обучил персонал приёмной комиссии, консультировал на месте в период кампании, выступал техническим экспертом на апелляционных комиссиях.

Результаты

• Проведено три успешные приёмные кампании: 2 000–3 000 абитуриентов ежегодно сдавали по четыре и более экзамена дистанционно (химия, биология, русский, английский и дополнительные предметы).
• Время обработки одного абитуриента сократилось с 60 до 7 минут.
• К третьему году переработки сотрудников приёмной комиссии сведены к минимуму.
• Чат-бот с метриками позволил оперативно адаптировать материалы под реальные запросы абитуриентов.
• Система продолжает стабильно работать в вузе после завершения проекта.

Ключевые решения

• Moodle: кастомизация через CSS и конфигурационные файлы, подбор плагинов из репозитория, управление правами доступа и структурой курсов.
• Синхронизация данных: эволюция от ручного CSV-импорта к API-интеграции с учётными системами вуза.
• Telegram-бот: самописное решение на Python с аналитикой взаимодействий и мультиязычной поддержкой.
• Документация: полное описание процессов в IDEF0, инструкции для сотрудников и абитуриентов, руководство по решению инцидентов.

Рефлексия

Проект стал примером цифровой трансформации в условиях жёстких ограничений. Ключевые факторы успеха: поэтапное улучшение — от экстренного запуска к автоматизации; фокус на пользовательском опыте как для абитуриентов, так и для сотрудников; документирование процессов, обеспечившее передачу системы без потери знаний.

Если бы начинал сегодня — уделил бы больше внимания нагрузочному тестированию до старта и внедрил бы единую тикет-систему для обработки обращений с первого дня.